一份閥門鑒定文件丟失了，或者有一封電子郵件深藏郵箱深處無從尋覓，其實都算不上大問題。真正的問題是，這種情況總是一而再，再而三地發生。
記錄不完整，缺失或被誤投的現象總是幾十上百次地出現，這讓本就十分繁雜的項目執行起來更加費時費力。紙質文件內容無法更改，而且難以廣泛分發；而電子郵件的往復疊加十分迅速，稍不留神某些關鍵的信息就會消失在茫茫電子信息中。
為了應對這些組織架構上的固有缺陷，英國石油公司下屬的德克薩斯市煉油廠的維護工程師們，攜手當地的商業伙伴Puffer-Sweiven，用9周不到的時間完成了大規模的閥門檢修項目。在納什維爾舉辦的2011艾默生全球用戶大會上，英國石油公司的儀表和控制可靠性工程師StacyBaltzegar，Puffer-Sweiven公司的TateCunningham以及艾默生過程管理公司的RyanBaker做了一場名為“德克薩斯市煉油廠的設備檢修：英國石油公司超大規模的應用和實際結果”的演講。
“如果沒有足夠的人手來監督確保決策及時，我們的檢修日程就可能無法按期完成。”英國石油公司的StacyBaltzegar和Puffer-Sweiven公司的TateCunningham以及艾默生的RyanBaker向大家解釋他們是如何在8周多的時間內完成457個安全儀表系統閥門的檢修工作的。
Baltzegar補充道，英國石油公司的德克薩斯市煉油廠是美國第三大煉油廠，全美有百分之三的汽油在這里加工處理。這座占地1,200英畝的工廠有超過兩千名雇員，他們負責運行二十多臺用于生產汽油、超低硫柴油、航空煤油、原料油和重油的設備。該工廠每天可以加工約47萬5千桶原油，每年生產約70億加侖的各種石油產品。
這項閥門檢修工程包括“與我們的安全儀表系統有關的所有閥門。這些閥門全都需要被拆下檢修，確保達到一定的性能標準，，以便在開始新的項目時做到心中有數，”他解釋道，“這樣我們的范圍就放得更大——從原來的212變成457臺閥門——所有的閥門都進行A級檢修。“如果沒有足夠的人手來監督確保決策及時，我們的檢修日程就可能無法按期完成，而這可能會讓工廠面臨減少產量的風險。不過，盡管檢測規模大幅增加，檢修時間也僅僅被延長到了八周多一點。”
為了解決安全和質量保證/控制等問題，趕上雙方同意的交貨日期和最后期限，同時滿足安全儀表系統的生命周期期望，英國石油公司和它的合作伙伴決定使用兩種主要工具來進行閥門檢修工程。首先是讓所有的團隊成員都使用一個微軟的SharePoint）軟件來定制一個協作平臺，其次是使用艾默生過程管理公司檢修流程的“六個步驟”。
這個經過定制的共享平臺為英國石油公司的團隊提供一個公共的在線區域，使成員之間可以隨時隨地進行交流。這就使得計劃指派和更新變得十分容易；防止有用庫存項目和要求的丟失；通過廣泛散播修改的任務，幫助維持高效的工作流程；實現完全的文檔記錄。
“某個特定問題發生時，每個人都可以快速訪問并復查有關這個問題的談話。”Baker說道。“到檢修工作結束的時候，所有的團隊成員都把共享平臺作為每天主要的聯系手段了。”通過這種電子文件分享方式，可選擇相關的領域獲取實時信息，包括安全、質量保證、工程管理以及管理發現的機械問題等。它同時還將利益相關者納入到了實時的決策當中，以幫助實現更高的可靠性，同時使工廠資源的物流安排更加有效。
與此同時，英國石油公司將共享平臺的使用與艾默生的“六步驟檢修管理流程”緊密結合。這六個步驟包括：
•停機檢修規劃——早期介入，提前準備以減少損失；
•工程開始——明確廣義的范圍、時間安排、持續時長和預算；
•改進細節——復查各種技術選擇和維護方法來確認各種要求，對工作計劃進行優先級排序；
•內部規劃——確定各種角色，計劃所需的各種資源，提供訓練并創建溝通計劃；
•停機執行——根據規范來執行工作，傳達狀態報告并將更改次序記錄在案。
•停機復查——檢修完成后召開會議，展示最終的文檔包。
“‘六步驟’方法建議在任何可能的地方都做好預規劃以減少問題的發生，同時踏踏實實地作好記錄，建立基線數據，并在記錄的文件中吸取教訓以供未來參考。”Cunningham在報告中說。“共享平臺的討論區域可實時顯示通信過程中各種更改和變化，而且我們還使用它的報警功能來通知機組上關鍵的人員注意更新。因此，一旦有任何偏差，我們會立即在收件箱中看到，當我們知道有臺閥門的問題需要解決，我們的反應時間可以從過去的幾小時甚至幾天縮短到了現在的幾分鐘。結果是，“六步驟”法使用戶可以在預算范圍內按時完成各項計劃。通過全面的工程規劃，他們可以從停機中消除各種不確定因素，而且，他們可以確保檢修工作是由專家和通過專業認證機構培訓的技術人員來完成的。
Baker補充道：“將共享平臺和六步驟方法整合，可以創造一個更流暢的過程。”幫助我們工作的關鍵工具就是數據追蹤、每日的狀態報告、返回日期、差異和偏差問題以及文件管理等。”
Baltzegar總結道，“共享平臺和‘六步驟’方法意味著一個‘移動目標’的范圍變化得到了有效的溝通，避免了收入損失和意外停機。同時，電子文件分享加快了檢修決策的制定，可以在未來的維護規劃發揮更大的作用。因此，我們不僅如期完成了檢修工程，甚至將控制閥的檢修期減少了3天。最終，我們在文件管理方面也實現了很高的效率。例如，我們將檢修后報告的時間減少了三到四周，另外，通過分析所有得到的數據并且將所得的發現加以應用，我們提高了過程的可靠性。”
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